Bij elke zwemwedstrijd liep een vrijwilliger ergens op zaterdagavond door honderden inschrijfformulieren, mailtjes en Excel-tabbladen. Wie zwemt waar? Wie heeft vervoer nodig? Wie moet hoe ver rijden? Het systeem werkte, maar het vrat tijd én enthousiasme van mensen die liever bij de zwembaden stonden dan achter een laptop.
Eén volwaardige webapplicatie die de hele flow afhandelt: zwemmers schrijven zich digitaal in, ouders geven aan of ze willen carpoolen, en het systeem berekent automatisch via Google Maps Distance Matrix wie het dichtst bij wie woont. Coaches zien in één dashboard wie er waar zwemt. Bestuur ziet de totalen.
Inschrijvingen die vroeger een halve avond duurden, zijn nu klaar in een kwartier. Het systeem draait stabiel sinds de start van het seizoen en wordt intussen breder ingezet — ook voor evenementen waar het oorspronkelijk niet voor bedoeld was.